仕事の作業効率を上げる方法

仕事を早く片付ける、仕事の効率を上げる方法を紹介します。
初めに言っておくと、これで必ず作業効率が上がるというものではなく、
結局のところ日々のトライ＆エラーの繰り返しです。
本記事の内容をとにかく実施してみてください。

【結論】ショートカットと３つの設定だけ意識する

どんな業界・職種・役職の人でもこれらを極めれば仕事効率はあがります。

仕事が出来る・早い人はゴールを設定して、その後の作業内容をイメージして適切な納期を設定しています。
あと他人の具体的な作業を見る機会はほとんど無いと思いますが、
出来る人は基本的にツールの使用・ソフトのショートカットは当たり前にやっています。

作業効率が上がった未来を考えましょう

作業効率が大事なことは認識しているのに実際に改善している人が少なすぎます。
おそらく、忙しすぎて改善に手をつけられないからだと思います。
でも逆に考えると、改善しようとしないから仕事に時間がかかるのではないでしょうか？

仕事が早く片付く→仕事量をこなせる→評価が上がる→給料が増える

仕事が早く片付く→定時に上がる→趣味や副業をする

作業効率アップは時間を生み出します。

作業のショートカット

仕事の効率化をしたいならば、ソフトのショートカットを使いこなす、ツールの導入をまず初めにやりましょう。
自分は出来ていると思っていても、新しいツールは日々リリースされているので時々チェックしましょう。

なぜ、作業のショートカットが第一優先なのかと言うと、
仕事時間の大部分を占めているのって意外と価値を生まない作業時間だからです。
有名なパレートの法則というものがありますが、成果の80%を生み出すのは実務の20%なのです。
当たり前の話ですが、作業は価値を見える化するための行為であって、作業自体は価値を生み出しません。

作業時間が短くなれば、その時間を価値を生み出すための思考の時間に充てることが出来ます。
もし作業時間を長く確保するために、思考の時間を割いていては
クライアントに提供する価値の質が下がってしまします。

仕事の本質は価値を提供することですので、作業時間を出来るだけ減らして提供する価値を高める思考する時間を確保できれば、
クライアントの満足度は上がりますし、自分の評価も上がります。

作業のショートカットは常にアップデートし続けて、提供する価値を高める時間を確保しましょう。

まずはゴールを設定する

仕事には形式は様々であっても必ず納品物があります。
まず納品物のゴールを明確にして、ゴールありきで他の仕事に取り掛かりましょう。

「とりあえず作業してみる」「とりあえずリサーチ」していては非効率すぎるからです。
ゴールを設定せずに仕事をするのは、行き先も決めずに出かけるみたいなものです。

ゴールが決まっていれば、ゴールを達成するための手段がより具体的に見えてきますので仕事効率は大幅に改善します。

例えば、プレゼン資料の作成というタスクがあったとしたら、

仕事をするときに何となく作業から入る人は、ゴールをまず設定してみることをオススメします。

具体作業の設定

ゴールが決まったら、いざ作業と思いたくなりますがもう少し考えましょう。

今は最終目的地が決まった段階です。
中継地点（少し小さなゴール）を設定することで、より具体的な作業を洗い出す必要があるのです。

先程のプレゼン資料のタスクの例で言うと②全体のストーリーを作成するという段階です。

もし、具体作業の設定を飛ばしてしまうと仕事の質が大雑把になる可能性があったり、
抜け漏れが発生しやすく修正などの出戻りが起こりやすくなります。

すぐ作業に移る前に、ゴールを達成するには何が必要か、どの作業をすればいいのかを考えましょう。

納期の設定

納期は必ず確認、設定しましょう。
長期プロジェクトで納期が設定しにくいのであれば、小さなゴールを設定して、ゴール毎の納期を設定しましょう。
そして自分が想定した納期の1.5倍でスケジュールを組みましょう。

納期を設定しないと、ダラダラしてしまうからです。
また、1.5倍の日数でスケジュールを組む理由は、人間は自分を過大評価しがちだからです。

慣れないうちは納期設定は大変ですが、やり続ければ適切な納期設定ができるようになってきます。

まとめ

作業効率を上げたいなら、
①作業スピードをあげるためにツールのショートカットを覚える
②仕事のゴールをまず初めに設定する
③ゴールを分解してみて、必要な具体作業まで落とし込む
④納期を設定してダラダラ長引とかせないようにする